Voorbereiding van een evenement

Voorbereidende denkoefening

Hoeveel bezoekers verwacht je?

• Hoeveel bezoekers had je bij eventuele vorige edities?
• Wat is het maximum toegestaan aantal bezoekers?
• Hoe ga je het bezoekersaantal controleren?

Wat is het budget?

• Kostenraming
  • Promotie
  • Personeel
  • Security
  • Huur zaal / materiaal / ...
  • Aankoop materiaal
  • Vervoer 
  • Andere kosten
• Hoe kan je je evenement rendabel maken?
  • ticketprijs ingang
  • kostprijs dranken

Rampscenario's

Bereid je voor op mogelijke rampscenario's. Wat kan je doen als

• de (hoofd)act / DJ, ... afbelt
• er te weinig drank voorzien is
• er een stroompanne voorvalt
• er teveel geïnteresseerden naar het evenement afzakken
• er te weinig volk is / de zaal vroeg leegloopt
• een medewerker onder invloed is van drank of drugs
• een bezoeker onder invloed is van drank of drugs en problemen veroorzaakt
• de organisatie of bezoekers bestolen worden 
• er drugs verhandeld worden
• er een vechtpartij ontstaat
• een bezoeker problemen veroorzaakt onder invloed van drank of drugs
• er brand uitbreekt
• er paniek uitbreekt om een ongekende reden